Organizar un evento corporativo no es fácil. Son muchas las tareas que deben realizarse y éstas deben sincronizarse y coordinarse con exactitud para obtener los resultados deseados. Tanto si se trata del lanzamiento de un producto como de un retiro de team building o una conferencia anual, la estrategia logística planificada de manera adecuada es crucial.
En este artículo, te presentamos algunas claves para diseñar la logística de los eventos de empresa. Ya sea que busques proveedores como Eurostretchcarpas como si estás planificando el calendario ideal para tu evento.
Comprender los objetivos del evento
Antes de lanzarte a la logística, es esencial tener claros los objetivos del evento. Lo primero que debes hacer es preguntarte si pretendes fomentar la cohesión del equipo, promocionar nuevos productos o proporcionar contenidos educativos. Al saber cuáles son tus objetivos, podrás adaptar cada detalle logístico para lograrlo.
Además, saber por qué estás organizando este evento ayuda a elegir mejor el lugar, el formato y las actividades que más disfrutarán los invitados. Por ejemplo, un retiro de trabajo en equipo valoraría un lugar al aire libre con atractivas actividades físicas, mientras que un lanzamiento de producto requiere un entorno elegante y de alta tecnología.
Conocer el motivo de la celebración también te permite asignar los recursos de manera más efectiva. Por ejemplo, puedes invertir en áreas que cumplan tus objetivos, como equipo de audiovisual de alta calidad para presentaciones, talleres interactivos para sesiones de desarrollo de habilidades o en una carpa beduina si el evento lo requiere.
Encuentra un lugar perfecto
En general, la elección de un lugar es el componente principal y la base del evento en logística. Este debe cumplir con los objetivos del evento y al mismo tiempo cubrir todos los requisitos logísticos necesarios sin interferir con la comodidad. Además, al elegir el sitio, ten en cuenta la accesibilidad, la cantidad de espacio y las instalaciones que ofrecen.
La accesibilidad es muy importante, ya que la ubicación debe ser fácilmente accesible para los asistentes en transporte público y que cuenta con suficiente aparcamiento. Esta característica tendrá mucha influencia en el número de asistentes y su deseo de ir al evento.
También debe verse cuánta es la capacidad del lugar y cuántos invitados pueden entrar cómodamente y si el lugar es adecuado para llevar a cabo todas las actividades.
Otro punto que debes evaluar es si el espacio elegido tiene los servicios necesarios como catering, necesidades de TI, habitaciones de servicio, etc. Si el espacio provee soluciones integradas, pueden simplificar el proceso de logística.
Programación y calendario bien planificados
Un calendario bien planificado es fundamental para mantener el evento en marcha y garantizar que todo lo planeado se lleve a cabo con la suficiente antelación. Comienza por crear una lista detallada de las próximas actividades que incluya desde el montaje hasta el desmontaje.
En segundo lugar, informa sobre el calendario a todas las partes afectadas. Esto puede incluir al personal, los proveedores, los participantes, entre otros. Finalmente, esté preparado para los retrasos, tiempos de espera adicionales y para cualquier problema de última hora.
Recuerda: al programar el evento, considera el ritmo natural del día. Equilibra la cantidad de actividad intensa con descansos para que los participantes se mantengan alerta y enérgicos.
En resumen, optimizar la logística de los eventos corporativos consiste en una combinación de planificación estratégica, coordinación efectiva y soluciones innovadoras. Al comprender los objetivos de su evento y la forma de alinearlo de manera eficiente, puede garantizar que su evento se desarrolle con éxito.
